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重庆科技职业学院

财务报销制度及流程

 

为了加强学院的财务管理工作,严格执行财务制度,完善财务管理,结合我院的实际,统一院各部门的报销程序及规定,特制定本报销制度。员工报销时应严格执行学院制定的审批管理制度
    一、物品购置、领用、报销流程

1、物品的购置:由各部门根据需要,填制学院统一印制的物品采购申请单,申购流程如下:

申请部门(经办人及部门负责人签字)后勤处(物资保管员及后勤处长签字)财务处(处长签字)主管院级领导(签署意见)院长(签署意见)交回后勤处汇总统一采购。

    2、后勤处汇总物品采购申请单交由物资采购员,每半个月集中采购一次,特殊情况须报请主管领导。物资采购员采购物品之前应进行多种方式询价,同等质量价低的为准。

3、物资采购员询价完毕计划所需资金,填写借款审批单向财务处借款进行采购,再验收入库。

4、采购员采购完毕之后,报销流程如下:

采购员(填写费用报销单,附物品采购申请单、物品入库单,物品清单,购物发票等原始凭证,在费用报销单报销人处签字)财务处审核签字后勤处签字院长签字方可报销。

5、{C}物资需要部门填写领料单,领用流程如下:

领用部门经办人领用部门负责人物资保管员签字后方可领用物品。

   6、大宗物品(包括实习实训设备)采购遵循大宗物品采购管理办。

二、{C}费用申请及报销流程
  1、学院日常费用,包括水费、电费、宽带电话费等,在每月交纳之前报计划,交纳之后由财务处经办人员填写费用报销单,签字流程如下:

财务处经办人员(报销人,领款人)财务处负责人业务主管部门负责人单位负责人签字后方可报销。

2、{C}差旅费申请报销流程

员工参会、参赛、培训,持学院办公室经学院院长或主管副院长审批的会议通知(没有会议通知文件的由学院办公室填写派遣单)到财务处填写借款审批单(也可自行垫支后报销)财务处负责人签字部门负责人签字院长签字交财务处出纳借款。

出差完毕后,出差人到财务处填写差旅费报销单,按照学院财务管理办法制定的标准报销机票或车船费、市内交通费、住宿费、出差生活补助等费用,车票等小票一律均匀的粘贴在原始凭证粘贴单上。出差人签字财务负责人签字部门负责人签字单位负责人签字交回财务处出纳处报销。

3、{C}招待费等费用申请及报销

    管理原则:先申请、后执行;预算总额控制;对口接待,专款专用,全程监督。

    业务费:是指因业务需要发生的礼金、礼品、赞助费、购物卡及因业务需要赠送的烟、酒、茶叶、其他纪念品等。

    招待费:是指因工作关系招待有关人员就餐费、娱乐费用; 因业务需要接待相关单位人员发生的差旅费、住宿费、参观费、旅游费等;因招待领用的酒水及香烟等。

使用原则:业务招待费应坚决贯彻可接待可不接待,不接待可发生可不发生费用,不发生态度热情,费用从简的原则。陪同人员坚持适度从紧原则,原则上不能超过需接待人员的1/2,严格执行规定限额和招待标准,分档次接待原则,坚决控制非业务性接待,严禁随意超标进行业务招待,特殊情况需说明原因,经请示单位负责人同意后方可进行招待,否则,财务部门不予报销。

    费用申请制度及审批流程:业务费用实行事先申请,事中控制,事后报销。

发生招待费前应由具体业务承办接待部门经办人先填写业务招待费申请表,注明接待原因、被接待对象、事由及接待地点等内容,并根据招待对象进行费用预算经分管领导同意报行政人事部备案财务部审核单位负责人批准后执行。(如有特殊情况,因事先分管领导批准后,电话告知行政人事部进行审核备案)。接待完毕,经办人到财务处填写费用报销单,后附经审批的业务招待费申请单,消费发票等原始凭证,报销人(经办人)签字财务负责人签字业务主管部门负责人签字单位负责人签字交财务处出纳报销。

4、{C}学院车辆油料报消流程

    单位车辆加油由财务处派员随同车辆驾驶员到指定加油站加油,加油完毕,由财务处人员刷信用卡付款,车辆驾驶员在加油发票上注明加油车辆,并签字确认。财务处人员

月末汇总每辆车加油数量和金额,月末报车辆管理部门。并填写费用报销单,报销人签字 财务处负责人签字 车辆管理部门签字 出纳处报销。
  5、市内交通费用报销规定
  公司员工在本市内(同一城市)出差,应尽量选择乘坐公交车,原则上不提倡乘坐出租车,如确应工作需要乘坐出租车,要事先请示分管领导,并在报销单上注明。

  三、报销发票粘贴规定
  报销人应将发票及相关附件分类逐张均匀整齐地粘贴原始凭证粘贴单上,完整规范地填写相应的报销单。具体要求为:
  1、费用报销单:按事类逐项逐件填写内容摘要,写清大小写金额,所附单据附件张数,有借款记录需要在报销时冲账的应注明借款金额。
  2、费用报销发票的内容包括日期、商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票单位的发票或财务专用章。经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容,发票涂改、大小写不符、假发票以及非行政部门开具的收款收据一律不予报销。
  3、差旅费报销单:按途中经过的地点及发生相关费用逐地逐项填写对应的时间、车船费等费用,因出差发生的费用填在差旅费报销单中其它费用项上,注明出差事由,随行人员及借款情况。
  4、填写报销单时应使用水笔或钢笔填写,不得使用圆珠笔或铅笔。
  四、报销时间
  购买物品,必须在单据所填日期的一个月内报销,员工报销其他费用,必须在费用发生月内按规定程序进行报销。
  五、下列情况不予报销:
  1、违章罚款及其它因当事者过失造成损失浪费。
  2、其它不符合国家开支标准的单据,无理由跨年度的单据。

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